รู้ก่อนตรวจรับ: อำนาจหน้าที่ของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ

คณะกรรมการตรวจรับพัสดุมีบทบาทสำคัญในการตรวจสอบว่าพัสดุที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างส่งมอบมีความถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นไปตามสัญญาหรือข้อตกลง ก่อนรับพัสดุและดำเนินการเบิกจ่ายเงิน โดยมีหน้าที่สำคัญ ดังนี้

1. ตรวจรับ ณ สถานที่ที่กำหนด

    ตรวจรับพัสดุ ณ ที่ทำการของผู้ใช้พัสดุ หรือสถานที่ที่กำหนดไว้ในสัญญาหรือข้อตกลง กรณีตรวจรับ ณ สถานที่อื่นและไม่มีสัญญาหรือข้อตกลง ต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงานของรัฐก่อน

2. ตรวจให้ตรงตามข้อกำหนด

    ตรวจสอบชนิด คุณภาพ ปริมาณ และรายละเอียดของพัสดุให้ถูกต้องครบถ้วนตามสัญญา ข้อตกลง หรือหลักฐานที่กำหนด หากจำเป็นต้องตรวจสอบด้านเทคนิคหรือวิทยาศาสตร์ อาจเชิญผู้เชี่ยวชาญให้คำปรึกษาหรือส่งพัสดุไปทดสอบได้

3. ดำเนินการตรวจรับโดยเร็ว

    ตรวจรับพัสดุในวันที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างนำพัสดุมาส่ง และดำเนินการให้แล้วเสร็จโดยเร็วที่สุด

4. จัดทำหลักฐานการตรวจรับ

    เมื่อพัสดุถูกต้องครบถ้วน ให้รับพัสดุไว้และจัดทำใบตรวจรับอย่างน้อย 2 ฉบับ โดยมอบให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง 1 ฉบับ และเจ้าหน้าที่ 1 ฉบับ เพื่อใช้ประกอบการเบิกจ่ายเงิน พร้อมรายงานให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐทราบ

5. ดำเนินการเมื่อพัสดุไม่ครบหรือไม่ถูกต้อง

    กรณีส่งมอบพัสดุถูกต้องแต่ไม่ครบจำนวน หรือครบจำนวนแต่ไม่ถูกต้องทั้งหมด และสัญญาไม่ได้กำหนดไว้เป็นอย่างอื่น ให้ตรวจรับเฉพาะส่วนที่ถูกต้อง พร้อมรีบรายงานและแจ้งผู้ขายหรือผู้รับจ้างภายใน 3 วันทำการ ทั้งนี้ ไม่ตัดสิทธิของหน่วยงานในการเรียกค่าปรับสำหรับส่วนที่ส่งมอบไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง

สำหรับพัสดุที่ประกอบกันเป็นชุด หากขาดส่วนประกอบจนไม่สามารถใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ ให้ถือว่ายังไม่ได้ส่งมอบ และรีบรายงานเพื่อแจ้งผู้ขายหรือผู้รับจ้างภายใน 3 วันทำการนับถัดจากวันที่ตรวจพบ

6. บันทึกความเห็นแย้ง

    หากกรรมการตรวจรับพัสดุบางคนไม่ยอมรับพัสดุ ให้จัดทำความเห็นแย้งไว้เป็นหลักฐานและเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐพิจารณาสั่งการ

คณะกรรมการตรวจรับพัสดุจึงควรปฏิบัติหน้าที่โดยยึดสัญญา ข้อตกลง และขอบเขตของงานหรือคุณลักษณะเฉพาะเป็นสำคัญ ตรวจสอบจากข้อเท็จจริงอย่างรอบคอบ และจัดทำหลักฐานการตรวจรับให้ครบถ้วน เพื่อให้การใช้จ่ายเงินของทางราชการเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้

อ้างอิง: พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 175

ด้วยความห่วงใยจาก หน่วยงานตรวจสอบภายใน

สอบถามเพิ่มเติม: VoIP 10900

E-mail: ia@rmutsb.ac.th